Que se passe-t-il après le 30ème jour ? Les principaux pièges coûteux dans le processus PGM

Que se passe-t-il après le 30ème jour ? Les principaux pièges coûteux dans le processus PGM

À première vue, le processus PGM est clair : enregistrer l’annonce maladie, documenter l’incapacité de travail, informer si nécessaire l’assurance et suivre l’évolution du cas. Dans la pratique, les entreprises de placement de personnel constatent toutefois une rupture dans le déroulement. Celle-ci survient fréquemment autour du 30ème jour. Non pas parce que la loi impose un «30ème jour», mais parce qu’à partir de ce moment, les cas tendent à se consolider, les délais de déclaration deviennent pertinents et la planification opérationnelle se complique.

Aperçu du processus PGM dans la pratique

• 1er jour : les collaborateurs annoncent leur incapacité de travail à l’employeur ; dans le placement de personnel, cela déclenche immédiatement la question de la planification et des affectations.
• Du 1er au 7ème jour : enregistrement de l’absence, le certificat médical / la confirmation est remis ultérieurement ; selon l’organisation, des questions apparaissent déjà, car les informations circulent via plusieurs canaux.
• Jusqu’au 14ème jour : dans de nombreux cas, c’est la phase durant laquelle il est déterminé si un cas sera « de courte durée » ou s’il doit être clarifié activement. Chez enovetic, les clarifications sont lancées immédiatement et au plus tard après 14 jours de manière systématique.
• Autour du 30ème jour : pour de nombreux assureurs, il s’agit d’un moment clé en termes de déclaration et de processus. C’est souvent aussi le seuil à partir duquel les cas sont transmis à l’assurance, tandis que les cas plus courts sont simplement indemnisés.
• Après expiration du délai d’attente contractuel : les indemnités journalières débutent uniquement après le délai d’attente convenu.
• Au-delà du 30ème jour : le cas devient en règle générale plus intensif en coordination (examen des prestations, demandes complémentaires, suivi, réintégration / case management) et c’est précisément à ce stade que les coûts indirects et la charge administrative augmentent le plus dans le placement de personnel.

Pourquoi le 30ème jour constitue généralement la phase critique pour l’évolution des coûts

De nombreuses entreprises de placement de personnel n’ont pas un problème avec la PGM en soi, mais un problème de pilotage. Le processus PGM est certes encadré juridiquement en Suisse (obligation de maintien du salaire selon le CO, orientation sur des échelles ; PGM comme solution recommandée, souvent liée aux contrats ou aux CCT), mais sur le plan opérationnel, la pression apparaît dès que les cas durent plus longtemps et que plus personne ne peut « décider rapidement ».

Le 30^ème jour est souvent le moment à partir duquel un cas ne peut plus être traité comme une simple absence de courte durée. Au plus tard à ce moment, il devient clair que l’absence se prolonge, que différents délais de déclaration peuvent s’appliquer selon l’assurance et que « l’enregistrement d’une absence » devient un cas qui doit être activement géré.

Dans le placement de personnel, les coûts les plus importants ne proviennent généralement pas de la logique des indemnités journalières en elle-même, mais de ce qui se passe en parallèle : manque de transparence, clarifications tardives, demandes répétées et incertitudes qui en résultent dans la planification. Cela mobilise du temps dans l’administration et impacte directement la planification, qui est déjà fortement sollicitée au quotidien.

C’est précisément ici qu’intervient un point souvent sous-estimé sur le marché : le temps n’est pas seulement de l’argent, le temps influence le taux de sinistre. Plus les clarifications et la gestion structurée du cas prennent du temps, plus les absences se prolongent en pratique et plus le risque d’un impact sur le sinistre final augmente. Il est donc essentiel d’effectuer des clarifications précoces et systématiques.

Le point critique : les ruptures d’information entre RH, planification, collaborateurs et assurance

Le processus PGM devient coûteux principalement lorsque les informations ne sont pas consolidées de manière structurée. Dans de nombreuses entreprises, le suivi du cas est réparti entre e-mails, appels téléphoniques, documents et notes individuelles. Ce n’est pas seulement fastidieux, mais aussi risqué : des déclarations tardives ou des documents manquants peuvent retarder les processus de prestations et ces retards génèrent du travail supplémentaire et de l’incertitude.

Notre solution

1. Déclarer les absences de manière digitale

Avec notre outil de gestion des absences eAbsence, il ne s’agit pas simplement de remplacer un formulaire en ligne, mais de mettre à disposition une plateforme gratuite qui rend le déroulement du cas visible : une interface centrale d’interaction avec notre équipe PGM et la Suva. L’historique du cas ainsi que la réactivation en cas de prolongation ou de rechute sont également disponibles.

2. Clarifier tôt plutôt que d’attendre

Les clarifications et vérifications du cas doivent être initiées si nécessaire ou au plus tard après 14 jours et non après 30 ou 40 jours. C’est précisément le levier pour réduire la surcharge administrative, car cela limite les allers-retours et permet de remettre plus tôt les cas dans un cadre pilotable.

3. Liquidité et transparence des coûts

Notre solution PGM pour le placement de personnel ne prévoit pas de primes anticipées. La facturation de la prime repose sur la masse salariale effectivement réalisée chaque mois et sur une adaptation annuelle en fonction de la sinistralité effective. Cela est particulièrement pertinent dans le placement de personnel, où les volumes et la composition des affectations fluctuent fortement et où la liquidité constitue un enjeu central de pilotage.

4. Allègement opérationnel en cas de sinistre

Après l’enregistrement de l’absence, des experts prennent en charge la suite du processus (clarification du cas, communication avec l’assurance, décompte des prestations). Les cas simples peuvent ainsi être traités rapidement.

5. Standardisation / échange de données (KLE) pour les annonces d’accident

Avec une solution numérique certifiée KLE comme eAbsence, les entreprises de placement de personnel ne saisissent les annonces de maladie et d’accident qu’une seule fois de manière structurée, ce qui déclenche automatiquement l’ensemble du processus ultérieur. Les annonces d’accident peuvent être transmises directement et de manière standardisée à la Suva, tandis que les annonces de maladie sont transmises sans rupture de média à nos équipes PGM et institutions de prévoyance concernés. Dans le cas des accidents en particulier, cela garantit que toutes les données pertinentes sont transmises de manière complète, correcte et dans la structure requise. Les demandes complémentaires, les compléments d’information et les retards sont ainsi nettement réduits.

Conclusion

Dans la réalité, le processus PGM est moins un processus d’assurance linéaire qu’un processus de pilotage opérationnel. Le 30ème jour est très souvent le moment où il est décidé si un cas est correctement géré ou s’il génère de la charge administrative, compromet la prévisibilité opérationnelle et fait augmenter les coûts. Le fait que de nombreux assureurs attendent une déclaration dans les 30 jours renforce encore l’importance de ce moment.

Si les entreprises de placement de personnel mettent en place des clarifications précoces et une transparence continue, la charge diminue sensiblement. C’est précisément à cela que répond notre solution sectorielle PGM : déclarer les absences de manière numérique, garder une vue d’ensemble, lancer les clarifications tôt et alléger l’administration.

Si vous souhaitez structurer votre processus PGM de manière à réduire durablement les risques de coûts et la charge administrative, il vaut la peine de jeter un œil à notre solution sectorielle : solution PGM pour le placement de personnel.