Was passiert nach Tag 30? Die grössten Kostenfallen des KTG-Prozesses

Was passiert nach Tag 30? Die grössten Kostenfallen des KTG-Prozesses

Der KTG-Prozess wirkt auf den ersten Blick klar: Krankmeldung erfassen, Arbeitsunfähigkeit dokumentieren, allenfalls Versicherung informieren und den Verlauf begleiten. In der Praxis erleben Personalverleihende aber einen Bruch im Ablauf. Dieser passiert häufig rund um Tag 30. Nicht, weil das Gesetz “Tag 30” vorgibt, sondern weil sich ab dann die Fälle oft verfestigen, Meldefristen relevant werden und die operative Planbarkeit kippt.

Der KTG-Prozess im praxisorientierten Überblick

• Tag 1: Mitarbeitende melden die Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber; im Personalverleih beginnt damit sofort auch die Dispositions‑ und Einsatzfrage.
• Tag 1–7: Erfassung der Absenz, Arztzeugnis/Bestätigung wird nachgereicht, je nach Organisation entstehen bereits Rückfragen, weil Informationen über mehrere Kanäle laufen.
• Bis Tag 14: In vielen Policen ist das die Phase, in der sich entscheidet, ob ein Fall “kurz” bleibt oder aktiv abgeklärt werden muss. Bei enovetic werden Abklärungen umgehend und spätestens nach 14 Tagen systematisch angestossen.
• Rund um Tag 30: Für viele Versicherungen ist das ein relevanter Melde‑/Prozesszeitpunkt. Das ist oftmals auch die Schwelle, ab der Fälle typischerweise an die Versicherung übergeben werden, während kürzere Fälle oft “einfach” abgerechnet werden.
• Ab Ablauf der policenabhängigenWartefrist: Taggeldleistungen starten erst nach Ablauf der vertraglichen Wartefrist.
• Ab Tag 30+: Der Fall wird in der Regel koordinationsintensiver (Leistungsprüfung, Rückfragen, Verlauf, Reintegration/Case Management) und genau hier steigen indirekte Kosten und administrativer Aufwand im Personalverleih am stärksten.

Warum Tag 30 meistens die kritische Phase für die Kostenentwicklung ist

Viele Personalverleihende haben nicht das Problem “KTG” an sich, sondern das Problem der fehlenden Steuerbarkeit. Der KTG-Prozess ist in der Schweiz rechtlich zwar eingebettet (Lohnfortzahlungspflicht nach OR, Orientierung an Skalen; KTG als empfohlene, oft vertraglich/GAV‑getriebene Absicherung), aber operativ entsteht Druck dort, wo Fälle länger dauern und niemand mehr “nur schnell” entscheiden kann.
Tag 30 ist dabei häufig der Moment, in dem ein Fall nicht mehr als “kurzer Ausfall” behandelt werden kann. Spätestens dann wird oft klar, dass die Abwesenheit länger dauert, dass je nach Versicherung unterschiedliche Meldefristen greifen können und dass aus “Absenz erfassen” ein Fall, der geführt werden muss, wird.

Im Personalverleih entstehen die grössten Kosten selten aus der reinen Taggeldlogik, sondern aus dem, was parallel passiert: fehlende Transparenz, verzögerte Abklärungen, wiederholte Rückfragen und daraus resultierende Planungsunsicherheit. Genau das bindet Zeit in der Administration und trifft die Disposition, also die Stelle, die im Tagesgeschäft ohnehin unter Druck steht.

Hier kommt der Punkt, der im Markt oft unterschätzt wird: Zeit ist nicht nur Geld, sie beeinflusst auch den Schadenverlauf. Je länger Abklärungen und saubere Fallführung dauern, desto länger dauern in der Praxis auch Abwesenheiten und desto höher ist am Ende das Risiko, dass sich das im Schadenverlauf niederschlägt. Wichtig ist deshalb explizit die frühe und systematische Abklärung.

Der Engpass: Informationsbrüche zwischen HR, Dispo, Mitarbeitenden und Versicherung

Der KTG-Prozess wird vor allem dann teuer, wenn Informationen nicht sauber zusammenlaufen. In vielen Betrieben verteilt sich der Fallverlauf auf E‑Mails, Telefonate, PDFs und einzelne Notizen. Das ist nicht nur mühsam, sondern auch risikobehaftet: verspätete Meldungen oder fehlende Unterlagen können Leistungsprozesse verzögern und genau solche Verzögerungen erzeugen Nacharbeit und Unruhe.

Unsere Lösung

1. Absenzen digital melden, aber nicht nur “Formular ersetzen”

Mit unserem Absenzmanagement-Tool eAbsence wird nicht einfach ein Online‑Formular ersetzt, sondern eine kostenlose Plattform zur Verfügung gestellt, die den Fallverlauf sichtbar macht: eine zentrale Interaktionsfläche mit unserem KTG‑Team und der Suva für Unfallmeldungen. Dabei steht der Verlauf/Historie und die Reaktivierung von Fällen bei Verlängerung oder Rückfall zur Verfügung.

2. Früher abklären, statt abzuwarten

Abklärungen und Prüfungen zum Fall sollten bei Bedarf oder spätestens nach 14 Tagen eingeleitet werden und nicht erst nach 30 oder gar 40 Tagen. Das ist genau der Hebel gegen administrative Überlastung, weil Fälle früher in eine steuerbare Spur kommen.

3. Liquidität und Kostentransparenz

Unsere KTG‑Lösung für den Personalverleih berechnet keine Vorausprämien. Die Abrechnung der Prämie basiert auf der monatlich effektiv erzielten Lohnsumme und einer jährlichen Prämienanpassung gemäss tatsächlichem Schadenverlauf. Das ist im Personalverleih relevant, weil Volumen und Einsatzmix stark schwanken und Liquidität ein echtes Steuerungsthema ist.

4. Operative Entlastung im Leistungsfall

Nach der Absenz‑Erfassung übernehmen Fachexpert:innen den weiteren Prozess (Fallabklärung, Kommunikation mit der Versicherung, Leistungsabrechnung). So können einfache Fälle rasch abgewickelt werden.

5. Standardisierung/Datenaustausch (KLE) bei Unfallmeldungen

Mit einer digitalen, KLE‑zertifizierten Lösung wie eAbsence erfassen Personalverleihende Krankheits- und Unfallmeldungen nur noch einmal strukturiert und lösen damit automatisch den gesamten Folgeprozess aus. Unfallmeldungen können direkt und standardisiert an die Suva übermittelt werden, Krankheitsmeldungen fliessen medienbruchfrei an die relevanten Versicherer und Vorsorgeeinrichtungen weiter. Gerade bei Unfallmeldungen, sorgt das dafür, dass alle relevanten Ereignisdaten vollständig, korrekt und in der geforderten Struktur übermittelt werden. Rückfragen, Nachreichungen und Verzögerungen werden so deutlich reduziert.

Fazit

Der KTG-Prozess ist in der Realität weniger ein linearer Versicherungsablauf als ein operativer Steuerungsprozess. Tag 30 ist häufig der Moment, in dem sich entscheidet, ob ein Fall sauber geführt wird oder ob er Administration frisst, Planbarkeit zerstört und Kosten nach oben treibt. Dass in vielen Policen bzw. bei vielen Versicherern relevante Melde- oder Prozessfristen rund um diesen Zeitpunkt greifen, macht Tag 30 zusätzlich wichtig.

Wenn Personalverleihende hier eine frühe Abklärung und eine durchgängige Transparenz schaffen, sinkt der Aufwand spürbar. Genau darauf ist unsere KTG‑Branchenlösung ausgelegt: digital melden, Überblick behalten, Abklärungen früh starten und die Administration entlasten.

Wenn Sie Ihren KTG-Prozess so aufsetzen möchten, dass Kostenrisiken und administrative Last spürbar sinken, dann lohnt sich ein Blick auf unsere Branchenlösung: KTG-Lösung für Personalverleih